LEGALIZZAZIONE DI DOCUMENTI PER LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE

Oggi parliamo di traduzione  e legalizzazione di un documento da presentare alla Pubblica Amministrazione

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I documenti in lingua straniera, da utilizzare in Italia per la Pubblica Amministrazione, devono essere legalizzati e tradotti in lingua Italiana secondo le procedure descritte.
LA LEGALIZZAZIONE E LA SUA FUNZIONE
La legalizzazione è un requisito essenziale, tramite il quale un cittadino straniero può far valere in Italia un documento proveniente dal Paese estero di origine o di residenza.
Un cittadino straniero, può autocertificare determinate informazioni presso l'ufficio pubblico italiano competente. Tutto ciò che non è autocertificabile va dimostrato tramite documenti che devono essere legalizzati.
L'istituto della legalizzazione di documenti  ha la funzione di attribuire validità al documento secondo la legge italiana allo scopo di verificare che l'atto sia stato formalizzato nel rispetto della legislazione del Paese straniero in cui è stato formato, e che sia stato rilasciato da parte dell'ufficio competente.
L’atto di legalizzazione serve, quindi, a provare l’esistenza del documento straniero nel momento in cui questo diventa rilevante per l’ordinamento italiano,  ma non consiste nel controllo del contenuto dell’atto e della sua legittimità.
La legalizzazione consiste praticamente nell’apposizione di un timbro, sull’originale dell’atto da legalizzare, che attesta ufficialmente:

• la qualifica legale del pubblico ufficiale che ha firmato l’atto;
• l’autenticità della sua firma.

Nella legalizzazione deve essere indicato il nome e il cognome di colui la cui firma va legalizzata. Il pubblico ufficiale legalizzante deve indicare la data e il luogo della legalizzazione, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita e apporre la propria firma per esteso e il timbro dell'ufficio.
I documenti da legalizzare, se redatti in lingua straniera, devono essere accompagnati dalla loro traduzione in lingua italiana, certificata come conforme al testo straniero, ad opera della competente Autorità diplomatica o consolare italiana, ovvero da un traduttore ufficiale accreditato dal Consolato italiano del Paese d'origine, o di stabile residenza del cittadino straniero.
QUALI SONO LE AUTORITÀ’ COMPETENTI ALLA LEGALIZZAZIONE DEGLI ATTI? 
Le firme su atti e documenti formati in un Paese estero, da far valere in Italia, devono essere legalizzate dalle Rappresentanze diplomatiche o consolari italiane di quel Paese.
QUALI ATTI SI POSSONO LEGALIZZARE? 
Gli atti soggetti a legalizzazione sono gli atti dello stato civile, dell'anagrafe e gli atti pubblici formati in uno Stato che devono essere prodotti nel territorio di un altro Stato. Per “atto straniero” si intende l'atto redatto e compilato all'estero da Autorità straniere, anche se in lingua italiana. 
QUANDO LA LEGALIZZAZIONE NON E’ RICHIESTA? 
L'obbligo della legalizzazione viene meno in alcuni casi stabiliti da leggi o accordi internazionali (art.33, ultimo comma, D.P.R. n.445/2000).
Particolarmente significativa, in merito, è la Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961, ratificata dall’Italia con la legge 20 dicembre 1966 n.1253, relativa all’abolizione della legalizzazione degli atti pubblici stranieri. L'elenco dei Paesi firmatari la Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961 è disponibile anche cliccando qui.
L’APOSTILLE
 Gli Stati che aderiscono alla Convenzione de L’Aja sostituiscono la legalizzazione degli atti che rientrano nel suo ambito di applicazione e che devono essere prodotti sul suo territorio, con l’apposizione della c.d. apostille. Quest’ultima consiste in un’annotazione, che va apposta sull’originale del certificato straniero da parte dell’Autorità estera indicata come competente dalla legge di ratifica della Convenzione.
Di conseguenza, se un cittadino straniero di un Paese che ha aderito alla Convenzione dell’Aja deve far valere in Italia un certificato (es. certificato di nascita), potrà recarsi presso l’Autorità competente nel proprio Stato,, per ottenere l’apostille. Il documento apostillato viene riconosciuto in Italia in quanto anche l’Italia ha ratificato la Convenzione dell’Aja e dunque, in base alla legge italiana, quel documento deve essere ritenuto valido.
L’apostille, come la legalizzazione, ha la funzione di attestare la veridicità della sottoscrizione e della qualifica legale del pubblico ufficiale straniero che ha rilasciato il documento, nonché l’autenticità del sigillo o del timbro apposto sull’atto.
La Convenzione dell’Aja si applica agli atti pubblici stranieri, tra i quali rientrano, ad esempio: i documenti rilasciati da un’autorità o da un funzionario dipendente da un’Amministrazione del Paese estero, i documenti amministrativi, gli atti notarili e le dichiarazioni ufficiali indicanti la registrazione, il visto di data certa e l’autenticazione di firma apposti su atti privati.
L’apostille permette quindi di evitare la legalizzazione di documenti di vario genere, che di frequente riguardano i rapporti di parentela ed i legami familiari, ma può essere apposta esclusivamente su documenti predisposti all'estero, da Stati aderenti alla Convenzione dell’Aja, mentre i documenti eventualmente rilasciati in Italia dall'Autorità consolare dei medesimi Paesi, sono soggetti alla procedura di legalizzazione presso la Prefettura competente.
 Paesi esenti da legalizzazione
Ai sensi della Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987, ratificata dall’Italia con legge 24 aprile 1990, n.106, è stata soppressa fra Belgio, Danimarca, Francia, Irlanda, Italia, Lettonia, Estonia ogni forma di legalizzazione o qualsiasi altra formalità equivalente,(apostille)  anche nel caso in cui gli atti debbano essere esibiti alle Rappresentanze consolari di Belgio, Danimarca, Francia, Irlanda e Italia operanti sul territorio di uno Stato che ha ha ratificato la Convenzione.
Sono esenti da legalizzazione e apostille anche i documenti amministrativi provenienti da Austria e Germania, Ungheria in base a convenzioni bilaterali.
La soppressione di cui sopra si estende anche alle firme dei traduttori ufficiali esteri.
 L’apostilla si mette sull’ORIGINALE del documento e  NON ha scadenza ma la può avere il documento al quale è apposta.
Si precisa che l’abolizione generalizzata di ogni formalità tra paesi UE introdotta e vigente dal  febbraio 2019 da regolamento UE,  NON riguarda i documenti inerenti i titoli di studio esteri. Ma documenti relativi alle anagrafi (matrimonio, stato civile, morte e simili)  e alcuni documenti elettorali. 
 
Hai bisogno di tradurre e/o legalizzare un documento? Scrivimi, sarò lieta di aiutarti!